Email adalah media komunikasi yang bisa dibilang resmi dan dapat menggantikan surat fisik. Kecepatan pengiriman yang bisa dilakukan kapan saja dan bisa langsung sampai di tujuan tentu menjadi kelebihan tersendiri.
Nah kalau kamu menggunakan akun Yahoo! sebagai media komunikasi dengan puluhan atau ratusan orang, kamu bisa repot untuk membedakan jenis email yang masuk. Oleh karena itu, kamu bisa memanfaatkan fitur Filter dari Yahoo! Mail untuk mengelompokkan email yang masuk.
Kamu bisa memisahkan email yang masuk ke dalam folder yang sudah kamu buat secara otomatis. Kriteria email yang akan masuk ke masing masing folder pun bisa diatur dengan sangat mudah. Kamu bisa menerapkan filter berdasarkan siapa pengirimnya, subject email, ditujukan kepada siapa saja maupun berdasarkan isi email.
Baca juga: Cara membuat signature Yahoo! Mail yang bagus dan menarik
Dengan menggunakan fitur ini kamu akan lebih mudah untuk menemukan email sesuai dengan jenisnya. Sehingga kamu tidak perlu lagi mencari secara manual dari masing masing email. Efektivitas kerja seperti ini sangat menguntungkan sekali buat kamu.
Cara Mengaktifkan Filter Yahoo! Mail
Sebelum kamu mulai untuk mengaktifkan filter Yahoo! Mail ada beberapa hal yang perlu kamu siapkan. Persiapkan terlebih dahulu kamu akan mengelompokkan email berdasarkan apa saja. Hal ini tentu saja berhubungan dengan email apa yang biasa masuk ke kotak masuk kamu.
Jika kamu menggunakan email untuk bisnis dan ada format khusus jika pelanggan melakukan komunikasi melalui email, tentu saja lebih mudah untuk dikelompokkan. Misalnya untuk pemesanan barang A, pemesanan barang B, email komplain, bukti pembayaran dan lain sebagainya.
Baiklah, langsung saja ini dia cara untuk mengaktifkan Filter Yahoo! Mail untuk mengelompokkan email masuk.
- Masuk Yahoo! Mail
Pertama masuk dulu ke akun Yahoo! Mail kamu.
- Klik ‘Setting’ dengan ikon roda gigi
Pada bagian kanan atas, klik ‘Setting’ yang ada ikon roda gigi.
- Klik ‘More Settings’ di bagian bawah
Setelah itu pada bagian bawah klik ‘More Settings’ untuk menuju halaman pengaturan yang lebih lengkap.
- Klik ‘Filters’ di bagian kiri
Terdapat banyak pilihan di halaman pengaturan. Di sebelah kiri, klik ‘Filters’.
- Klik ‘Add new filters’
Setelah itu, klik pilihan ‘+ Add new filters’. Maka pada bagian kanan akan muncul kolom untuk melakukan pengaturan filter. Kamu bisa melakukan pengaturan sesuai dengan rencana pengelompokkan email.
- Tulis nama filter
Tulis nama filter untuk mempermudah identifikasi filter pada masa yang akan datang.
Kemudian kamu bisa mengatur kelompok email berdasarkan empath al, yaitu dari siapa email dikirim, kepada siapa saja email dikirim, berdasarkan subject email dan berdasarkan isi email.
- Dasar Pengelompokkan Email
-Dari/From
Kamu bisa mengelompokkan email berdasarkan siapa yang mengirimkan email tersebut. Pengelompkkan bisa didasarkan pada alamat email lengkap maupun bagian dari alamat email tersebut.
-To/CC
Beberapa orang mungkin mengirimkan email secara bersamaan kepada banyak orang. Nah hal ini juga bisa kamu saring dan dikelompokkan pada folder tertentu.
-Subject
Kamu juga bisa mengelompokkan berdasarkan subjek email yang dikirim. Ini sangat bermanfaat jika kamu memberitahukan kepada para pengirim email subjek apa yang harus ditulis pada email.
-Body
Nah kalau ini mengelompokkan email berdasarkan isi email yang dikirimkan. Misalnya kamu ingin mengelompokkan isi email yang berisi pemberitahuan, undangan dan lain sebagainya.
- Pilih Kriteria Filter
Pada bagian ‘Select a filter criterion’ kamu bisa menentukan kriterian dari masing masing dasar pengelompokkan tadi. Terdapat empat kriteria yang bisa kamu gunakan, yaitu ‘contain’, ‘does not contain’, ‘begins with’ dan ‘ends with’.
-Contain
Kamu bisa mengelompokkan email jika mengandung kata tertentu. Misalnya jika kamu mengelompokkan berdasarkan ‘Dari’ dengan contain ‘gmail’, maka semua email yang dikirim dari alamat email ‘gmail’ akan masuk dalam satu kelompok.
-Does not contain
Jika tadi filter positif, yang ini untuk filter negatif. Jika email mengandung kata tertentu maka email tidak akan dimasukkan ke dalam kelompok. Kriteria ini sebaiknya digabungkan dengan kriteria yang lain agar berfungsi optimal.
-Begins with
Kriteria ini untuk mengelompokkan email berdasarkan diawali dengan apa. Misalnya pada subjek email diawali dengan kata ‘Pesan’ atau ‘Komplain’.
-Ends with
Kalau ini adalah untuk mengelompokkan dengan kriteria berakhiran dengan apa.
- Tuliskan nilai filter (Type Filter Value)
Kemudian ketikkan kata apa yang akan dijadikan filter.
- Aktifkan kecocokan (Match case)
Kamu bisa memilih untuk mengaktifkan match case atau tidak. Jika kamu memilihnya, maka yang akan difilter hanya kata yang sama persis dengan yang kamu inginkan. Huruf kapital dan huruf kecil dianggap berbeda.
- Pilih folder yang akan digunakan (Choose a folder to move to)
Setelah itu pilih folder mana yang akan menjadi tujuan dari email yang di filter. Jika ingin membuat folder baru, kamu bsia mengetikkannya sendiri pada bagian kanan.
- Klik ‘Save’
Periksa kembali filter yang akan dibuat. Jika sudah yakin, maka kamu bisa klik save. Kamu bisa membuat banyak filter dan belum ada informasi berapa batasan jumlah filter yang dibuat.
- Selesai
Selamat. Sampai tahap ini, kamu harusnya sudah berhasil membuat filter email Yahoo.
- Coba kirim email menggunakan email lain
Setelah semua selesai dan kamu ingin memastikan apakah filter berjalan dengan baik atau tidak, kamu bisa mengirim email dari akun lain. Coba kamu tuliskan email sesuai dengan filter filter yang sudah dibuat.
- Cek Yahoo! Mail
Setelah mengirim email, maka jika filter berjalan dengan baik kamu akan mendapatkan email yang sudah otomatis masuk ke folder sesuai pengaturan filter. Lokasi folder ada pada halaman awal email Yahoo! pada bagian kiri bawah.
Nah sekian tadi langkah langkah untuk mengaktifkan filter Yahoo! mail sehingga kamu akan lebih mudah dalam melakukan pengelompokan email baru yang masuk. Perlu kamu perhatikan bahwa fitur ini hanya akan berlaku pada email masuk yang akan datang. Untuk email yang sudah ada sebelum kamu mengaktifkan fitu ini maka tidak otomatis terpindah.
Jika kamu ingin memindahkan email lama ke dalam folder maka kamu bisa melakukannya secara manual. Hal ini tentu saja lebih ribet dibandingkan dengan melakukakan pengaturan sejak awal.
Jangan lupa ya, supaya akun kamu lebih aman kamu bisa mengaktifkan fitur verifikasi dua langkah Yahoo atau juga ingin login Yahoo! tanpa password tetapi aman.
Aku rasa cukup sekian dulu pembahasan kali ini, semoga kamu bisa mendapatkan manfaat dari tulisan ini. Tuliskan komentar dan bagikan tulisan ini ke teman teman kamu, supaya mereka juga bisa melakukan efektivitas kerja menggunakan fitur ini. Thanks ~