Kamu pasti pernah mengirimkan pesan email ke banyak penerima sekaligus secara bersamaan. Terutama untuk pekerja atau mahasiswa.
Hal itu pasti menuntut kamu untuk bisa meluangkan waktu lebih banyak untuk memastikan bahwa email sampai ke semua alamat email tujuan. Nah, untuk dapat menghemat waktu yang kamu miliki, lebih baik kamu menggunakan cara – cara yang akan aku jelaskan disini.
Aku akan memberikan penjelasan bagaimana agar kamu bisa mengirimkan pesan email massal ke banyak penerima sekaligus dalam satu waktu.
Sebenarnya ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk bisa mengirimkan pesan email masal ini, namun yang akan aku jelaskan disini hanya dua cara saja, yaitu dengan cara manual dan melalui Google Contacts. Berikut ini penjelasannya.
#1 Kirim pesan email masal tapi dengan cara manual
Dengan cara ini kamu harus memasukkan satu persatu alamat email. Jika kamu ingin mengirimkan belasan email, kamu harus mengetikkan alamat mereka satu persatu setiap kamu ingin mengirimkan pesan ke mereka. Caranya mudah saja, simak berikut ini.
1. Seperti biasa, masuk terlebih dahulu ke akun Gmail, kalau lupa sandinya, aku udah bahas disini. Lalu selanjutnya kamu klik “tulis” untuk menulis pesan seperti biasanya.
2. Nah, pada kolom “Kepada” kamu isikan alamat email satu persatu sesuai dengan berapa banyak alamat email yang ingin kamu kirimkan pesan. Jangan lupa, pisahkan alamat email satu dengan yang lain dengan spasi. Jika sudah mengetikkan alamat email, berikan spasi untuk memisahkan.
Kamu bisa lihat dicontoh yang aku berikan. Aku akan mengirimkan pesan ke lebih dari 5 alamat email, sehingga seperti itulah cara menambahkan alamat emailnya. Jika kamu sudah selesai mengetikkan alamat – alamat email yang ingin kamu tuju, silahkan isikan kolom subjek (jika perlu) atau bila ingin mengirimkan file, silahkan saja melalui attachment atau Gdrive, dan pesan email pun siap untuk dikirimkan.
#2 Kirim pesan email masal lewat Google Contacts
Sudahkah kamu mengetahui layanan Google yang satu ini? Yap. Google Contacts namanya. Disana kamu bisa membuat banyak grup kontak yang berisi banyak sekali email.
Kalau kamu memiliki puluhan, ratusan, atau ribuan alamat email dan kamu sering berkomunikasi dengan alamat – alamat email itu hampir setiap hari, buatkan saja grup kontak. Sehingga kamu tak perlu lagi repot – repot mengetikkan alamat email mereka satu persatu seperti cara manual diatas tadi. Tertarik? Kalau iya, begini caranya. Simak baik – baik.
1.Login terlebih dahulu disini. Jika sudah berhasil login, maka akan tampak tampilan Google Contacts seperti pada gambar. Selanjutnya, kamu musti membuat label baru dengan klik “Buat label” untuk menampung semua kontak email yang sudah kamu siapkan.
2. Selanjutnya kamu isikan dengan nama label yang akan kamu gunakan. Sebaiknya gunakan nama label yang tidak terlalu panjang agar mudah diingat. Karena nanti ketika kamu ingin menulis email dan mengirimkannya ke grup kontak yang telah kamu buat itu, yang akan kamu ketikkan adalah nama labelnya.
Sebagai contoh, karena aku akan menyimpan semua kontak email rekan – rekan sekelasku, maka akan aku beri nama “Kelas C”. Jika kamu sudah memberi nama label, silahkan klik “Simpan”.
3. Berhasil. Kamu berhasil membuat label. Label akan muncul sesuai dengan nama yang sudah kamu buat tadi. Dicontoh yang ku beri tanda panah, itulah nama label yang tadi aku buat. Sekarang saatnya mengisi label tersebut dengan daftar kontak email yang sudah kamu siapkan sebelumnya. Klik saja “Buat kontak”.
4. Maka akan muncul tampilan seperti berikut. Silahkan isikan sesuai dengan kontak email yang sudah kamu sediakan. Jika sudah, lalu klik “Simpan” untuk menyimpan kontak yang telah kamu buat.
5. Setelah kamu klik “Simpan”, maka akan muncul halaman informasi mengenai detail kontak yang sudah kamu tambahkan tadi. Klik saja tanda x atau close halaman tersebut. Jika kamu memiliki banyak sekali kontak email yang harus kamu masukkan, silahkan klik “buat kontak” setiap kali kamu ingin menambahkan kontak baru.
Dicontoh, aku sudah memasukkan 3 kontak email kedalam grup yang telah aku buat tadi (“Kelas c”). Jika kamu sudah memasukkan semua kontak kedalam grup, berarti tandanya kamu sudah selesai membuat grup kontak di Google Groups, dan kamu bisa menutup Halaman Google Groupsnya.
6. Nah, sekarang saatnya ujicoba. Sekarang kamu masuk ke akun email kamu, dan buatlah pesan seperti biasa. Pada bagian “Kepada”, ketikkan nama label yang telah kamu buat tadi. Karena tadi aku membuat label dengan nama “Kelas c”, jadi aku ketikkan “kelas c”. Maka nanti akan muncul grup kontak yang telah kamu buat tadi. Klik saja nama grup yang muncul itu.
Maka semua kontak yang termasuk kedalam grup akan muncul. Karena tadi aku hanya memasukkan 3 kontak kedalam grup, maka yang muncul di bagian “kepada” hanya ada 3 kontak. Tampilannya seperti berikut.
Sebelum mengirimkan pesan, jangan lupa isi terlebih dahulu subjeknya jika perlu. Selesai deh. Kamu tinggal klik “Kirim” untuk mengirimkan pesan email kamu kesemua grup kontak yang telah kamu buat. Bagaimana? Mudah bukan? Kamu akan dengan mudah mengirimkan pesan apapun ke banyak email sekaligus dalam satu waktu.
Kesimpulan
Bila kamu ingin mengirimkan pesan ke beberapa alamat email sekaligus hanya sekali saja, kamu bisa menggunakan cara manual. Namun kalau kamu perlu mengirimkan email massal ke kontak tersebut berkali kali, maka lebih efektif waktunya kalau kamu kumpulkan alamat tujuan di google contact.
Kelemahannya memang di awal pertama kali masukin ke google contact akan memakan waktu. Itu kenapa cara ini hanya efektif kalau kamu benar-benar sering mengirimkan email masal ke kontak-kontak tsbt.