Cara membuat email balas otomatis dengan auto-reply gmail

Email sering digunakan untuk komunikasi resmi dalam dunia kerja. Namun terkadang pengirim email bisa saja mengirimkan email di luar jam kerja kita atau ketika kita sedang libur. Karena email bersifat elektronik, maka kecepatan dalam membalas pesan menjadi hal yang penting demi kepuasan customer maupun untuk menjalin hubungan baik antar rekan kerja.

Ketika kita sedang libur, kita biasanya tidak mau terganggu dengan urusan pekerjaan, sehingga diperlukan metode yang mampu menjawab email dari orang lain tanpa harus mengganggu aktivitas liburan.

Gmail sebagai salah satu provider email yang cukup besar memiliki fitur untuk membalas email secara otomatis ketika kita sedang liburan.

Fitur penjawab saat libur sangat membantu untuk membalas email dengan cepat. Namun tentu saja email yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesan dari orang lain. Isi email yang akan digunakan sebagai balasan merupakan pesan yang bersifat umum sebagai pemberitahuan saja.

Email otomatis biasanya berisi pemberitahuan jika kita sedang libur kerja maupun pemberitahuan bahwa email akan segera dibalas secepatnya.

Nah, pada pembahasan kali ini, aku akan menjelaskan bagaimana cara mengaktifkan fitur penjawab saat libur sebagai auto reply email pada akun Gmail.

A. Cara setting auto-reply gmail lewat komputer

1. Masuk ke Gmail kalian, lalu klik menu berupa roda gigi

2. Klik Setelan

3. Kalian akan dibawa ke laman pengaturan seperti dibawah. Di tab umum, ada pengaturan “Penjawab kala Libur”, disini kalian pilih “Aktifkan”.

4. Setelah diaktifkan, kalian perlu setting kapan hari liburnya dan kapan berakhirnya hari libur tsbt, sekaligus isi subjek dan isi pesan emailnya. Berikut contoh pengisiannya.

5. Jika sudah selesai, klik tombol “Simpan Perubahan”. Untuk bagian “Kirimkan tanggapan hanya kepada orang-orang dikontak saya:, ini sebaiknya tidak dicentang. Atau bisa sesuaikan dengan kebutuhan kalian saat ini.

6. Selesai.

Selamat, kamu telah berhasil mengaktifkan fitur penjawab saat libur pada akun Gmail kamu. Kamu bisa menikmati liburan dengan tenang dan pengirim email akan mendapatkan konfirmasi segera setelah pengiriman email dilakukan.

B. Cara setting auto-reply gmail lewat HP

Jika kalian sedang tidak ada akses ke komputer kerja kalian, kalian bisa aktifkan fitur auto-reply ini melalui aplikasi gmail di HP kalian. Yang perlu dipersiapkan adalah aplikasi gmail yang sudah login akun gmail kalian disana.

Langsung aja ke langkah-langkahnya dibawah ini.

1. Buka aplikasi gmail kalian. Harus aplikasi gmail ya, jangan gunakan aplikasi pembaca email yang lain.
2.Jika sudah, klik “icon garis tiga” pojok kiri atas. Lalu pilih “setting” atau “setelan”.

3. Setelah masuk ke halaman setelan, kalian akan diminta memilih akun gmail mana yang akan kalian gunakan. Biasanya akan muncul beberapa akun gmail jika kalian sebelumnya memasukkan lebih dari satu akun gmail.

4. Setelah itu kalian dibawa ke pengaturan akun google kalian seperti gambar di bawah. Lalu kalian scroll sampai ketemu menu “auto reply” atau “Penjawab saaat libur”. Buka menu tersebut.

5. Aktifkan terlebih dahulu fitur ini dengan mengkatidkan navigasi dipojok kanan atas. Setelah fitur aktif, akan muncul kolom pengaturan dibawahnya. Disini atur kapan hari pertama libur, dan juga kapan hari terakhir libur.

6.Setelah itu isi kolom subjek dan isi pesan sesuai kebutuhan. Pastikan mengisi pesan yang jelas, yang menginformasikan bahwa kalian sedang tidak bisa membalas email mereka.

7. Setelah selesai semua, dan yakin bahwa pesan otomatisnya sudah sesuai, tap tombol “SELESAI”.

Berikut ini contoh auto-reply ketika saya mengirimkan email ke alamat email yang aktif auto-replynya tadi.

Kalian bisa menggunakan fitur ini tanpa batasan waktu juga. Dengan cara mengosongkan bagian tanggal “hari terakhir ”. Jadi pesan yang kalian setting tadi akan otomatis digunakan untuk membalas semua email yang masuk.

C. Ketentuan lainnya yang perlu kalian ketahui

Balasan email kepada pengirim akan dimulai sejak tanggal yang kalian tentukan dan berakhir secara otomatis sesuai tanggal berhenti yang kalian tentukan. Namun jika tidak ada tanggal berakhir, fitur balasan otomatis ini akan tetap aktif selamanya.

Untuk menghentikan fitur ini, kalian bisa masuk kepengaturan seperti yang dicontohkan diatas, lalu menonaktifkannya dari sana, atau dengan mengisi tanggal “hari terakhir”.

Menurut halaman resmi bantuan Google, ada tiga kemungkinan pengirim email akan mendapatkan respons lebih dari sekali. Berikut ini adalah kemungkinan kemungkinannya:

1. Email akan dikirimkan kepada orang yang sama, apabila mengirimkan email lebih dari sekali dengan jarak lebih dari empat hari. Apabila kurang dari empat hari maka pengirim tidak mendapatkan respon lagi selain email pertama tadi.
2. Kalian bisa mengaktifkan dan menonaktifkan fitur “penjawab kala libur’ kapan saja. Apabila pengirim, mengirim email saat fitur aktif, maka dia akan mendapatkan balasan otomatis, kemudian saat dinonaktifkan dan diaktifkan lagi, maka pengirim akan mendapatkan jawaban otomatis walaupun belum empat hari.

Sebagai catatan, apabila email yang diterima masuk ke kotak spam, maka gmail tidak akan mengirimkan jawaban otomatis. Hanya email yang masuk ke inbox saja yang akan dijawab secara otomatis.

Nah sekian tadi cara mengaktifkan fitur auto reply Gmail atau penjawab saat libur. Cara ini mudah dilakukan tetapi memiliki fungsi yang cukup efektif dan efisien.

Pengirim email tidak akan menunggu tanpa kepastian yang tidak jelas karena sudah mengetahui bahwa kamu sedang berada di luar jam kantor. Namun sebaiknya kamu segera membuka dan membalas email dari mereka demi pelayanan terbaik. Sekian dulu pembahasan kali ini, semoga bermanfaat ^.^

Tulisan awalnya ditulis oleh Tristianto Nugroho, sebelum akhirnya di edit dan di tambah penjelasan dan materinya oleh penulis saat ini.