Email sudah menjadi bagian penting dalam menjalankan aktivitas sehari – hari. Mulai dari pengiriman tugas sekolah atau kuliah, pengiriman file dan dokumen penting perusahaan, atau hanya sekedar berkirim pesan singkat antar karyawan, antar perusahaan, bahkan antar teman.
Selama kamu menjadi pengguna aktif email, sudahkah kamu mencantumkan “signature” atau “tanda tangan elektronik” di email kamu? Atau jika kamu merupakan bagian dari bisnis atau perusahaan, sudahkah kamu mencantumkan “signature” di setiap email bisnis mu?
Jika jawabannya adalah belum, aku menyarankan untuk segera membuatnya. Namun, jika jawabannya adalah sudah, apakah signature email yang dicantumkan benar – benar sudah efektif dan tak bertele – tele?
Signature email memang terlihat menjadi hal yang sepele, tapi pada kenyataannya signature email merupakan salah satu bagian penting dari sebuah email. “Signature” merupakan identitas diri si pengirim email. Dengan signature, si penerima email akan mengetahui siapa yang sedang berbicara dengannya.
Di beberapa artikel sebelum sudah dijelaskan cara membuat/setting signature, kamu bisa cek disini :
- https://www.bukugue.com/cara-membuat-signature-di-gmail/
- https://www.bukugue.com/cara-buat-signature-di-akun-email-yahoo/
Di artikel ini aku akan memberikan tips – tips sekaligus contoh signature email yang baik dan benar. Simak penjelasannya dibawah ini.
Tips – tips membuat signature email yang baik
1. Cantumkanlah nama, gelar, jabatan, dan nama perusahaan yang jelas.
Jika kamu mengirim email secara personal, cantumkanlah nama lengkap beserta gelar yang kamu miliki jika ada. Namun, jika kamu mewakili perusahaan, cantumkanlah nama lengkap, gelar, dan jabatan kamu di perusahaan tersebut beserta nama perusahaan-nya. Hal ini dilakukan agar mereka (orang/perusahaan yang dikirimi email) tahu, siapa yang sedang berbicara dengannya.
2. Cantumkan alamat dengan benar.
Kalau kamu pengirim email secara personal, sebaiknya cantumkan alamat dengan singkat saja. Tidak perlu mencantumkan alamat tinggal secara spesifik, cukup nama kabupaten, dan provinsi. Namun, jika kamu mewakili perusahaanmu, cantumkanlah alamat perusahaan secara spesifik, nama kabupaten dan provinsi.
3. Tambahkan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi.
Baik pengguna email personal maupun pengguna email perusahaan sebaiknya cantumkan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi, supaya pembaca email dapat dengan mudah bila sewaktu – waktu mereka membutuhkanmu dan meneleponmu secara langsung. Tentunya juga kamu harus siap untuk ditelepon sewaktu – waktu bila kamu memang ingin mencantumkan nomor telepon di signature emailmu.
Biasanya orang – orang yang berkepentingan denganmu lebih suka menelepon daripada harus mengirim email karena lebih cepat dan lebih leluasa bila ingin membahas sesuatu. Dan aku ingin menyarankan untuk menggunakan satu nomor saja untuk ditampilkan di Signature email. Meskipun memiliki lebih dari satu nomor, sebaiknya hanya catumkan satu saja, yang paling penting dan sering digunakan.
4. Cantumkan alamat website aktif bila diperlukan.
Sebagai pengguna email personal, sebaiknya kamu tidak mencantumkan alamat website, terlebih lagi bila website tersebut bukan berisi mengenai hal – hal yang membahas mengenai riwayatmu, atau biodatamu.
(Note dari admin: Boleh aja untuk personal masukin web/blog pribadinya. Ini termasuk ke personal branding. Apalagi jika yang dihubungi adalah orang yang baru dikenal)
Nah, bila email tersebut milik perusahaan, cantumkanlah website resmi perusahaan tersebut. Supaya sewaktu – waktu mereka membutuhkan data penting atau sekedar ingin melihat profil perusahaan, bisa melalui website yang sudah tertera di signature email.
5. Tambahkan foto atau logo
Bagi kamu yang menggunakan email secara personal, bisa kamu tambahkan foto diri didalam signature emailnya. Tetapi sebaiknya tambahkan foto dengan pose formal dan bukan foto selfie atau wefie supaya terlihat lebih profesional.
Untuk signature email perusahaan, tambahkan logo perusahaan supaya signature terlihat lebih profesional dan meyakinkan.
6. Jangan menambahkan terlalu banyak informasi dalam signature.
Sering kali para pengguna email baik personal maupun perusahaan membuat signature email terlalu panjang dan banyak. Para penerima email rata – rata justru akan mengabaikan signature yang terlalu panjang, dan ruwet bila dilihat oleh mata. Tambahkanlah signature yang singkat, padat, dan jelas. Cukup tambahkan info mengenai nama, alamat, nomor telepon, alamat website, dan sertakan foto atau logo saja. Tidak perlu disertakan alamat facebook, twitter, instagram, nomor telepon atau alamat email yang lebih dari satu, dan lainnya.
7. Pastikan info dalam signature tetap relevan
Kamu telah memasukkan berbagai info penting seperti alamat, dan nomor telepon. Setelah mengatur isi dari signature email, lalu terlupakan entah berapa lamanya. Inilah sebenarnya yang penting. Pastikan informasi yang tertera di signature tersebut tetap relevan. Misalnya, bila berganti nomor telepon atau berpindah domisili, hendaknya info yang tertera di signature email segera diubah.
Contoh pengguaan signature email
Setelah tadi aku jelaskan tentang tips – tips membuat signature email yang baik, kini saatnya melihat pada contoh yang akan aku berikan.
1. Contoh signature personal untuk mahasiswa/karyawan
Bisa dilihat pada contoh signature diatas. Sebelum membuat signature di bagian “pengaturan”, hendaknya kamu enter beberapa kali untuk memberikan ruang yang lebih untuk menulis pesan email.
Signature personal yang dibuat juga tidak berlebihan. Hanya terdiri dari 3 baris saja. Seperti yang telah ku jelaskan sebelumnya mengenai tips – tips pembuatan signature, tambahkanlah nama dan gelar di baris awal, lalu selanjutnya disusul dengan alamat di baris berikutnya. Sedangkan nomor telepon dan alamat email dibaris ketiga.
Bisa saja bila ingin meletakkan alamt email dibaris berikutnya, namun tentu akan menambah jumlah baris, sehingga akan terlihat lebih banyak. Maka aku menggabungkan antara nomor telepon dan alamat email supaya lebih ramping.
Lalu, supaya terlihat profesional, tambahkanlah foto diri. Gunakan foto yang bergaya formal. Bukan selfie ataupun wefie. Dengan foto diri, maka kamu akan terlihat meyakinkan dimata pembaca email.
Setiap kamu mengirim email personal yang tidak ada hubungannya dengan bisnis atau perusahaan tertentu, kamu bisa menggunakan contoh signature diatas.
2. Contoh signature perusahaan/bisnis
Cobalah kamu bandingkan contoh signature untuk perusahaan dengan contoh signature untuk personal yang telah dibahas diatas. Bisakah melihat perbedaannya? Memang tak banyak perbedaan, namun penting untuk membedakannya.
Signature untuk perusahaan atau bisnis dibuat dengan sederhana juga. Terdiri dari 4 baris pun sudah cukup. Mengacu pada penjelasanku sebelumnya mengenai tips – tips pembuatan signature, tambahkanlah nama dan gelar di baris awal, lalu selanjutnya disusul dengan jabatan dan nama perusahaan yang diwakilkan bila kamu megirim email untuk mewakili perusahaan/bisnis, lalu berikan alamat spesifik di baris berikutnya. Sedangkan nomor telepon dan alamat email dibaris terakhir
Bila memiliki nomor telepon lebih dari satu atau alamat email, alamat sosmed, dan alamat lainnya yang lebih dari satu, sebaiknya jangan ditambahkan kedalam signature email. Cukup pilih satu saja yang paling sesuai.
Lalu, supaya terlihat profesional, tambahkanlah logo perusahaan. Dengan ditambahkannya logo, maka email yang dikirimkan oleh perusahaan/bisnis akan terlihat meyakinkan dimata pembaca email.
Nah, setiap kamu mengirim email yang ada hubungannya dengan bisnis atau perusahaan tertentu, atau kamu mewakilkan pihak perusahaan, kamu bisa menggunakan contoh signature diatas.
Buatlah signature email yang sesuai dengan posisimu, apakah hanya email personal atau email yang mewakili perusahaan. Jangan terlalu banyak memberikan informasi kedalam signature. Berikanlah info yang pokok saja. Tiga atau empat baris pun sudah dirasa cukup.
Jangan lupa untuk berikan tanggapan mu di kolom komentar dibawah ini.